業務課題を根本解決するパートナーとしてSalesforce運用をサポート

シグナルホールディングスではグループ間で一つのSalesforceを導入し運用しています。様々なデータをExcelで管理しているのですが、グループ会社のマネージャーからそれぞれ管理しているExcelを収集し、運用をヒアリングして、全体で最適化されたSalesforceの運用を模索していました。 当時は別ベンダーへ依頼し、初期構築〜運用支援をしてもらっていましたが、いくつかの課題点を感じていました。私たちシステム運用チームは、メンバーそれぞれが別の主業務を担当していてシステムの専門家ではないこともあって、要件を上手く表現できず要望と違った改修がされてしまっていたことがありました。改修後にはどの様に変更されたのか詳細に伝達してもらえず、どんなフロー（ビジネスプロセスの自動化）が走っているのか分からなかったり、不具合が生じた際にはどこを確認すればいいのか分からずに困っていました。 また、実際に作業されるエンジニアと私たちの間にPM（プロジェクトマネージャー）を通してやり取りを行っていたのですが、エンジニアへ要望が正しく伝わらないことが多かったこともあり、新しくSalesforceの運用サポートをしてくれるパートナー企業を探すことになりました。

Salesforceの 初期導入からお世話になっていたSalesforce社の担当営業の方にパートナー企業を変更したいことを相談しました。その際に「アクトビさんが良いと思う」と紹介してもらい、Salesforce社の方が良いと言っているから間違いないと感じたので、他社と比較すること無くアクトビさんへ依頼しました。 また、初回の面談時に作業者である加藤さんと直接やり取りができると分かり、より依頼したい気持ちが強くなりました。加藤さんとの間にPMを介さないことで、意思疎通が図りやすく齟齬なくスピード感を持って進められると感じたからです。

私がご支援している内容としては、お困りごとやご要望をヒアリングし、要件定義としてそれらをどの様にシステムに落とし込むのかを検討。業務工数の削減やデータの見える化など、シグナルホールディングスさまの業務改善に繋がると考えられる場合はシステムを実装し、その後の運用サポートを行っています。 それらに加えて、ご要望に合わせて他社作成分も含めた既存システムの改修やデータの修正・移行、お問い合わせをいただいた際には問題解決のサポートやレクチャーも行っています。 ご要望をヒアリングした際には、そのまま取り入れるのではなく「なぜそれが必要なのか」を理解し、根本解決につながるかを意識して要件定義や改修作業に取り掛かっています。また、システムご担当者様はシステム部の専任として担当されているわけではないので、口頭だけの仕様確認や説明だけに留まらず、資料に落とし込んで実装内容などの齟齬が発生しないように注意を払っています。

この作成してもらった資料は本当に役立っています。自分たちが確認する時は勿論のことですが、別の部署へ伝達する時にも資料があることで、確認の二度手間や認識の齟齬が起こらず理解してもらいやすくなりました。 また「こういうことがしたい！」と新しく要望が出てきた時には、自分たちだけでは細部までイメージが持てないため上手く意図を伝えられないことが多々ありますが、加藤さんは要望を汲み取ってくれた上で「それじゃあ、こういったこともできますよ」と根本解決につながるプラスアルファの提案をしてくれるのでたいへん助かっています。 システム運用チームの中でも、「加藤さんにお願いしたら大丈夫」という安心感・信頼感があり頼りにしています。

アクトビさんがパートナー企業になってから、本当に助けられています。支援してもらう前は「こういったデータのレポートを出したい 」と思っても、出し方が分からずに困ってしまったことがありました。ですが加藤さんにお願いすると、数式やレポートの出し方の代替案を提示してくれて、自分たちだけでは作成できなかった精度の高いレポートが作成できるようになりました。 他にも不明点が出てきた際に、Salesforce社のサポートデスクへ問い合わせるとどうしても即時に対応いただくことが難しかったです。ですが加藤さんとは直接やり取りできるので、依頼するとすぐに対応してもらえる上、認識の齟齬がないので業務効率が上がったと思います。 複雑化していたフローも修正してもらったので、想定外のフローが走らなくなりましたし、フローの微修正ではあるものの自分たちだけでは作業が難しい時も、お願いすると丁寧に教えてくれるのでSalesforceに関する知識が身に付いてきたと実感しています。 アクトビさんのおかげでSalesforceを軸とした他システムとの連携に着手することもできたので、今後は「脱Excel」を目指しています。まだ様々な部署で複数のExcelを管理している状況ですが、SalesforceだとChatterがありデータも一元管理できるので、Salesforceにアクセスすれば何でも情報が分かるという状態が理想です。なるべく人の手を介さずに効率よく業務が行える状態を整備していきたいと思います。